Gestión Documental
¿QUÉ ES?
Definir e implementar políticas que aseguren el desarrollo del ciclo de vida de los documentos, desde su generación eficiente, eficaz y efectiva recuperación o consulta, hasta su disposición final.
Propósitos del Subsistema
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Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la entidad.
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Conservar la memoria institucional e histórica y el conocimiento de la entidad.
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Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.
Representante:Subdirector General de Gestión Corporativa.
Directriz
Implementar los lineamientos para la normalización de la producción y administración de la gestión documental del IDU, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de conservar la memoria institucional documental, garantizando el acceso a la información durante el desarrollo de la infraestructura para la movilidad de la ciudad.
Objetivos
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Dar continuidad a la implementación del Subsistema de Gestión Documental y Archivos dentro del marco legal vigente.
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Conservar la memoria documental, institucional, histórica y el conocimiento técnico de la Entidad incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información; y aplicando los procedimientos para la creación, organización, consulta y disposición final de los documentos de la Entidad.
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Generar conciencia respecto de la Gestión Documental como soporte de las actuaciones misionales y administrativas del IDU.
Programa de Gestión Documental
El programa de Gestión Documental del IDU (PGD) contiene las directrices, técnicas, procesos y procedimientos de tipo administrativo y técnico, para la adecuada organización de los documentos que se producen y reciben en ejercicio de las funciones y actividades del IDU.